„Das Chaos regiert die Welt“: Diesen Slogan sollten Sie nicht wörtlich nehmen, wenn Sie am Schreibtisch arbeiten. Ganz im Gegenteil: Je besser Ihr Schreibtisch organisiert ist, desto effizienter können Sie arbeiten. Zudem werden Sie schnell merken, dass Ihnen die Arbeit deutlich leichter fällt. In der Realität sieht es meist ganz anders aus. Egal ob im Home Office oder im Büro – meist stapeln sich Berge von Papier und Notizen auf dem Schreibtisch. Wir verraten Ihnen, mit welchen einfachen Tipps Sie dieses Chaos vermeiden und Ihren Schreibtisch perfekt organisieren.
Tipp 1: Optimieren Sie Ihr Ablagesystem
Dass auf dem Schreibtisch viel Papier anfällt, ist ganz normal. Die Kunst ist es dabei, diese möglichst effizient zu sortieren und abzulegen. Bewährt haben sich spezielle Ordnungshelfer. Besonders praktisch sind farbige Ordner. So können Sie Ihre Papiere nach Themen geordnet abheften. Registermappen und Klarsichtfolien sollten allerdings nur der kurzfristigen Ablage dienen. Unser Tipp: Alle Papiere, die erledigt sind, heften Sie sofort ab. Nur wer regelmäßig aussortiert und ablegt, vermeidet Papierberge auf seinem Schreibtisch. Am besten plant man dafür täglich eine halbe Stunde ein.
Tipp 2: So machen Sie Notizen am besten
Sicher kennen Sie es auch: Während eines Telefonates macht man sich Notizen auf die Schreibtischunterlage oder einen losen Zettel. Irgendwann nimmt diese Zettelwirtschaft aber überhand. Schlimmer noch: Sie übersehen eine Notiz und sie bleibt unerledigt. Optimieren Sie daher auch Ihre Notizen. Anstelle loser Zettel empfehlen wir ein Notizbuch, in dem Sie chronologisch alle eingehenden Anrufe notieren. Haben Sie diese abgearbeitet, markieren Sie sie mit einem Textmarker oder streichen sie einfach durch. Solch ein Notizbuch können Sie auch für Ihren Posteingang nutzen. Wenn Sie täglich viel Eingangspost bearbeiten müssen, ist es hilfreich, diese aufzuzeichnen. So haben Sie immer einen Nachweis und für sich selbst eine gute Übersicht. Natürlich können Sie ein Posteingangsbuch auch in Excel führen.
Tipp 3: Sorgen Sie für einen ordentlichen Schreibtisch
Je weniger auf Ihrem Schreibtisch steht, desto besser ist der Überblick. Das gilt nicht nur für Papiere und Ordner, sondern auch für Dekoration – beschränken Sie diese auf ein Minimum.
Doch auch mit wenig Dekoration kann Ihr Schreibtisch zu einem echten Hingucker werden. Verwenden Sie hierfür hochwertige, angenehme Materialien, wie eine Schreibtischunterlage aus Leder – diese verbindet Funktionalität, Qualität und Ästhetik. Für die Verwahrung von Stiften bietet sich ein edles Federmäppchen oder auch eine Ablage an, beispielsweise aus weichem Holz. Es gibt viele Möglichkeiten den eigenen Schreibtisch minimalistisch und doch schön zu gestalten. So werden Sie nicht durch unnötigen Kram abgelenkt und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Ein bis zwei persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch sind natürlich erlaubt.
Tipp 4: Schaffen Sie sich ein angenehmes Arbeitsklima
Neben einem gut sortierten Schreibtisch mit möglichst viel Platz spielen auch die weiteren Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Sie sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz wohl fühlen. Die falsche Umgebung kann schlimmstenfalls sogar zu gesundheitlichen Problemen führen. Beachten Sie daher einige grundlegende Punkte. Im Idealfall steht Ihr Schreibtisch nicht in einem Durchgangsbereich. Hier werden Sie nur von Ihrer Arbeit abgelenkt und es passieren unnötige Fehler. Planen Sie Ihren Büroarbeitsplatz wenn möglich so, dass der Schreibtisch möglichst nah am Fenster steht. So profitieren Sie vom Tageslicht, welches einer künstlichen Beleuchtungsquelle grundsätzlich vorzuziehen ist. Um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen und Ihre Konzentration zu verbessern, empfehlen wir zudem, Ihr Büro regelmäßig zu lüften. Machen Sie das Fenster einmal für zehn Minuten komplett auf. Das ist sehr viel effektiver als die Stoßlüftung. Weiterhin empfehlen wir Ihnen einige Grünpflanzen. Sie wirken beruhigend und helfen gleichzeitig dabei, das Klima in Ihrem Büro zu verbessern.
Tipp 4: Planen Sie immer nur einen Schritt!
Sicher haben Sie schon einmal etwas vom Multitasking gehört. Das bezeichnet nichts anderes als die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Für Ihren Büroalltag allerdings ist das kontraproduktiv, wie aktuelle Forschungen ergeben haben. Konzentrieren Sie sich stattdessen immer nur auf eine Aufgabe. Überlegen Sie sich also, welche Aufgabe Sie im nächsten Schritt erledigen möchten und legen Sie auch nur das vor sich hin, was Sie im Moment benötigen. Ganz systematisch eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen hat sich in der Praxis bewährt. Probieren Sie es einmal aus: Sie werden feststellen, dass Sie dann deutlich gewissenhafter arbeiten.
Tipp 5: Setzen Sie sich ein Zeitlimit
Bei der Erledigung einer Aufgabe sollten Sie sich zeitlich nicht unter Druck setzen, denn dann leidet die Arbeitsqualität. Dennoch ist es ratsam, sich ein bestimmtes Zeitlimit zu setzen. Dieses sollte aber realistisch und gut zu bewältigen sein. Damit Sie dieses Limit auch einhalten, empfehlen wir Ihnen, eine Uhr direkt auf Ihrem Schreibtisch zu platzieren. Sie werden merken, dass schon ein kurzer Blick auf die Uhr genügt, um Ihre Konzentration zu steigern.
Tipp 6: So beenden Sie Ihren Arbeitstag
Am Ende eines jeden Arbeitstages räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Legen Sie alles ab, was erledigt ist. Unerledigte Dinge bewahren Sie in Registriermappen oder einem Ablagefach auf. So haben Sie am Ende des Tages ein gutes Gefühl und können am nächsten Morgen in einer aufgeräumten Umgebung wieder von Neuem starten.
Fazit: Mit einem gut organisierten Schreibtisch können Sie nicht nur Ihre Arbeit effizienter erledigen. Auch macht dieser einen guten Eindruck auf Kollegen, Kunden und Geschäftspartner. Profitieren Sie weiterhin von mehr Bewegungsfreiheit und einem entspannten Arbeiten. Darüber hinaus sollten Sie auch alle anderen vorgenannten Optimierungsschritte am Arbeitsplatz einhalten, um fortan effektiver und konzentrierter zu arbeiten.
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