Ein Meilenstein zum papierlosen Büro

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Die Ausgangslage

Obwohl immer mehr Unternehmen sehr gerne Ihre Papierflut minimieren würden und von digitalen Alternativen träumen, machen es rechtliche Anforderungen wie Archivierungspflicht und Nachweisbarkeit oftmals  nicht gerade einfach wirklich auf  althergebrachten Mittel zu verzichten. Dabei entstehen allein im Rechnungswesen  sowohl dem Sender als auch dem Empfänger einer Rechnung deutlich  höhere Kosten, als wenn diese elektronisch versendet würden. Doch ist die Vision “papierlosen Büro” deshalb reine reine Zukunftsmusik? Mitnichten, denn moderne Mittel wie Verschlüsselung oder die elektronische Unterschrift (Signatur) sind bereits seit längerer Zeit vorhanden und müssen lediglich zu konzeptionell zu zeitgemäßen IT-Lösungen weiterentwickelt werden, in der die Datensicherheit stets höchste Priorität besitzen muss.  Bei der rechtlich einwandfreien Speicherung und Verschlüsselung von Dokumenten ist der  XiTrust Business Server ein wichtiger Meilenstein denn er ist weit mehr als lediglich ein Signatur-Server. Mit ihm lassen sich sowohl  Signatur, als auch Verschlüsselung und Dokumentenkonvertierung ganz einfach in die bestehende IT-Landschaft einer Firma integrieren

Vorteile vom XiTrust Business Server

Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass bereits vorhandene Systeme bzw. die Infrastruktur nicht verändert werden müssen. Dafür sorgen mehr als 50 Module, die je nach Bedarf ausgewählt werden können und für ein Maximum an Flexibilität sorgen. So ist es beispielsweise aufgrund der verschiedenen Schnittstellen vollkommen unerheblich , welche Software beim z.B. E-Mailserver verwendet wird. Durch die hohe Verfügbarkeit und Anpassungsfähigkeit erledigt der XiTrust Business Server auch dann noch alle Aufgaben zuverlässig, wenn das Unternehmen wächst. Hierfür werden neben den  Kommunikationsmedien (eMail, etc) ebenfalls sog.  Workflow-Management-Systeme (z.B. Microsoft Sharepoint) zum gemeinsamen System des XiTrust Business Server integriert. Alle Geschäftsprozesse und -abläufe werden übersichtlicher, schneller, sicherer und somit auch effizienter. Damit spart man nicht nut Zeit und Nerven, sondern letzten Endes auch bares Geld. Die untere Grafik verdeutlicht wie ich finde sehr gut die Arbeits- und Funktionsweise des  XiTrust Business Servers:

 

Mein Fazit

Jeglicher geschäftlicher Schriftverkehr auf elektronischem Wege, aber insbesondere Insbesondere das  Erstellen und Versenden von Rechnungen via PDF und Email erfordern besondere rechtliche Anforderungen (z.B. Ausstattung einer elektronischen Signatur welche vom Empfänger überprüft und dokumentiert werden kann und deren Archivierung für mindestens 10 Jahre). Diese erfüllt der XiTrust Business Server auf optimale Art und Weise und sorgt mit seinen Modulen und vorgefertigten Lösungen für ein Höchstmaß an Sicherheit. Dies haben auch schon viele namhafte Unternehmen Erkannt, wie ein Blick auf die Referenzliste belegt.

Innerhalb dieses Advertorials  konnte ich leider nur einen kleinen Teil der funktionsweise des XiTrust Business Servers vorstellen. Weiterführende Informationen erhaltet Ihr direkt auf der Website des Unternehmens.