Der heutige Artikel richtet sich in erster Linie an Personen, die mit wissenschaftlichen Konferenzen zu tun haben.
Tagungen zu organisieren stellt eine große Herausforderung da, gerade wenn man über mehrere Tage zusammenkommt und den Teilnehmern einen gewissen Handlungsspielraum einzuräumen. Um den Veranstaltern unter die Hand zu greifen und Konferenzen flexibler zu gestalten, würde Contoo entwickelt, ein web-basiertes Organisations- und Verwaltungstool.
Funktionen
Mit Contoo ist es möglich alle wichtigen Daten für wissenschaftliche Konferenzen online zu stellen, Registrierungen anzufertigen, Teilnahmelisten zu veröffentlichen, eingereichte Abstracts zu verwalten, Preislisten zu erstellen, sich mittels einer Homepage inklusive Logo professionell zu präsentieren und alle Dateien in PDF und xml-Formaten zu exportieren.
Schritt für Schritt
Das hört sich zunächst ungeheuer kompliziert an, mehr wie ein umständliches Programm, in das man sich lange einarbeiten muss, als eine Hilfe.
Diesem erdacht kann ich aber sofort den Wind aus den Segeln nehmen. Ich habe das Ganze getestet und festgestellt, dass man sich selbst als Laie wirklich gut zurechtfindet.
Nach der Registrierung erhält man einen Aktivierungscode per Email, mit dem man seinen Account freischaltet.
Bereits angelegte Konferenzen kann man im Verwaltungsbereich sehen. Möchte man eine neue hinzufügen, klickt man auf „Neuer Kongress“. In diesem Menü kann man wählen, ob man seine Daten mittels eines Assistenten eingibt oder manuell erstellt. Letzteres ist nur für Erfahrende empfohlen.
Ich habe also den Assistenten gewählt, der einen an die Hand nimmt und mittels einer Formularmaske durch alle Informationen führt, die wichtig sind.
Man kann unter anderem Spracheinstellungen vornehmen, Basisinformationen wie den Kongressnamen, das Thema inklusive Stichworte und Anfang, Ende und Ort der Veranstaltung angeben.
Jedes Formular bietet die Möglichkeit das Kontrollfeld mit dem Häkchen anzuklicken, um anzuzeigen, dass die Informationen vollständig sind, oder ein Feld mit einem Ausrufezeichen, um jeder Zeit weitere Änderungen vorzunehmen.
Danach hat man die Möglichkeit Formulare auszufüllen, um eine Registrierungsmöglichkeit für Teilnehmer zu erstellen, Preislisten, Zahlungsmodalitäten und Themen zu präsentieren und das Einreichen von Abstracts zu ermöglichen.
Mit ein paar einfachen Klicks und ohne HTML-Kenntnisse erstellt man sich eine Homepage, in die sich kinderleicht ein Veranstaltungslogo einfügen lässt.
Man kann jederzeit entscheiden welche Informationen man öffentlich zugänglich macht und ob bzw. über welchen Zeitraum Abstracts angenommen werden.
Die Verwaltung eingehender Daten wird zu einem Kinderspiel.
Fazit
Gleich voraus möchte ich sagen, dass man dieses Programm käuflich erwerben muss. Allerdings ist Zeit ja bekannter Maßen Geld und Contoo spart eine Menge Zeit. Alles ist von vorn bis hinten durchdacht und bietet den Vorteil, dass es Online von vielen verschiedenen Orten zugänglich ist.
Das Testen des Konferenzportals ist kostenlos; erst die Veröffentlichung ihrer Veranstaltungsdaten ist kostenpflichtig.
Für weitere Informationen kann man sich auf dieser Seite ein anschaulich gestaltetes Video ansehen.
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