4 goldene Regeln. So arbeitest Du effizent im Home Office.

Die Zahl der Homeoffice-Arbeitsplätze steigt stetig und immer mehr Menschen arbeiten vollständig oder teilweise in den eigenen vier Wänden. Doch nicht immer ist es einfach, im eigenen Zuhause zu arbeiten, auch wenn die Option durchaus für Begeisterung sorgen kann. Damit die Arbeit im Homeoffice nicht zur energieraubenden Herausforderung wird, haben wir einige Tipps für Dich, wie Du die Vorteile des Homeoffice genießen und Deine Aufgaben effizient erledigen kannst.

1. Arbeitsplatz einrichten und organisieren

Die Grundlage um effizient im Homeoffice arbeiten zu können ist ein gut organisierter und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasster Arbeitsplatz. Optimaler Weise steht ein Arbeitszimmer zur Verfügung. Ist dies nicht der Fall, solltest Du bei der Wahl des Arbeitsplatzes darauf achten, dass Du möglichst Ruhe hast und nicht ständig durch den Rest der Familie gestört wirst.

Ist ein passender Platz gefunden, solltest Du nach Möglichkeit den Arbeitsplatz nach ergonomischen Gesichtspunkten einrichten. Ist dies nicht möglich, solltest Du dennoch darauf achten, dass Du den Schreibtisch oder zumindest Deinen Schreibtischstuhl auf Deine Körpergröße ausrichtest, sodass Deine Füße bequem auf dem Boden stehen und zwischen Waden und Oberschenkel sowie zwischen Unterarmen und Schultern ein 90-Grad-Winkel entsteht. Perfekt ist es, wenn Du einen Schreibtischstuhl zur Verfügung hast, der dynamisches Sitzen ermöglicht.

Bevor Du starten kannst solltest Du Deinen Schreibtisch noch „einrichten“. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass der Bildschirm mindestens 50 cm entfernt ist und die oberste Textzeile nach Möglichkeit knapp unterhalb der Augenhöhe liegt. Der restliche Tisch sollte möglichst minimalistisch und ordentlich gestaltet werden. Natürlich darfst Du dir eine Blume auf den Schreibtisch stellen, deinen Glücksbringer oder ein Bild Deiner Lieben, jedoch solltest Du nicht übertreiben und nur auf dem Schreibtisch platzieren, was dich auch motiviert. Arbeitsmittel, die Du ständig benötigst, sollten ebenso problemlos auf dem Tisch Platz finden. Alles, was sonst griffbereit sein sollte, kann Platz in den Schubladen finden, sodass Dein Arbeitsplatz auch optisch eine gewisse Ruhe ausstrahlt und Du nicht abgelenkt wirst. Solche praktischen Schubläden kannst Du zum Beispiel in einem Schreibtisch von Maisons du Monde finden, wo es gleich verschiedene Modelle mit dem praktischen Ordnungsfeature gibt.

2. Tägliche Routinen, die durch den Alltag im Homeoffice helfen

Auch wenn es verführerisch sein mag vom Bett einfach, an den Schreibtisch zu gehen, so solltest Du dies dennoch unterlassen. Lüfte vor Arbeitsbeginn in jedem Fall den Raum. Zudem solltest Du Dich jeden Morgen so anziehen, dass Du mit der gewählten Kleidung auch problemlos ins Büro gehen kannst. Natürlich sollte die Kleidung im Homeoffice bequem sein, aber dennoch solltest Du Deine Tage nicht im Gammellook verbringen, denn dies wirkt wenig motivierend. Durch entsprechende Kleidung schaffst Du zudem eine klare Trennung zwischen Frei- und Arbeitszeit. Stell Dir dann auch Deine Getränke bereit, sodass Du nicht in Versuchung kommst Dich ständig ablenken zu lassen, wenn Du Deinen Arbeitsplatz verlässt.

Der perfekte Start in den Tag ist die eingeplanten Arbeitszeiten auch entsprechend mit einer detaillierten Aufgabenplanung zu verbinden. Hilfreich ist es, dass Du alle Aufgaben erst einmal sammelst und diese im Anschluss priorisierst. Hilfreiche Techniken sind hier das Eisenhower-Prinzip oder das Pareto-Prinzip. Solltest Du feststellen, dass Du Dir für Deine Arbeitstage immer zu viel vornimmst, solltest Du prüfen, ob Du Aufgaben delegieren kannst. Zudem kann es sinnvoll Dir selbst für die Aufgaben ein klares Zeitfenster zu definieren und Dir anfänglich die pro Aufgabe tatsächlich benötigte Zeit zu notieren. So bekommst Du ein nach und nach ein gutes Gefühl für die Planung und bleibst bei der Tagesplanung realistisch.

Damit der Alltag im Homeoffice funktioniert, solltest Du Dir klare Zeiten setzen. In den Zeiten, die Du für Dich als Arbeitszeiten festgelegt hast, solltest Du Dich vollständig auf Dein Berufsleben konzentrieren. Mal schnell Wäsche aufhängen oder nur mal kurz saugen können zwar willkommene Ablenkungen sein, aber alle Tätigkeiten, die nicht zu Deiner Arbeit gehören, solltest Du erst angehen, wenn der Arbeitstag für Dich beendet ist.

Gerade bei der Arbeit im Homeoffice solltest Du darauf achten, mit Deinen Kollegen und Kolleginnen in Kontakt zu bleiben. Nutze die Möglichkeiten zu kommunizieren, dich abzusprechen oder auch gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Auch virtuelle Treffen können sinnvoll sein und wenn es sich nur um eine gemeinsame Kaffeepause mit einem kleinen Plausch handelt. Grundsätzlich ist es wichtig, Dir auch im Homeoffice Pausen zu gönnen. Diese sollten ebenfalls klar in Deine Tagesplanung einfließen, denn nur mit kleinen Ruhepausen ist effizientes Arbeiten überhaupt möglich.

Wenn der Arbeitstag geschafft ist, solltest Du Deinen Arbeitsplatz ebenso ordentlich hinterlassen, wie Du es im Büro tun würdest. Die 5 bis 10 Minuten, in denen Du für Ordnung sorgst, geben Dir die Gelegenheit, den Arbeitstag für Dich offiziell zu beenden und guten Gewissens in den Feierabend oder das Wochenende zu starten.

Nach Möglichkeit solltest Du vor oder nach der Arbeit auch etwas sportliche Betätigung einplanen, da diese im Homeoffice häufig zu kurz kommt. Nutze einfach die Zeit, die Dich früher der Weg in die Arbeit gekostet hat für einen Spaziergang oder einen Besuch im Fitnessstudio.

3. Tools und Strategien, die den Alltag im Homeoffice erleichtern können

Es gibt zahlreiche Tools, die Dir bei Deiner Tätigkeit im Homeoffice hilfreich sein können. Viele Unternehmen stellen Mitarbeitern auch Tools zur Verfügung oder geben Tools vor, die vom gesamten Team genutzt werden sollten. Dennoch kann es hilfreich sein einen Überblick über die hilfreichsten Tools zu haben.

Wie bereits erwähnt ist es wichtig darauf zu achten, dass im Homeoffice nicht der Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen abreißt. Um dies zu gewährleisten, sind Messenger bzw. Team-Chat-Tools bestens geeignet. Zu den bekanntesten zählen Slack und Microsoft Teams.

Nicht weniger interessant sind Video-Chat-Tools, die sich auch für entsprechende Meetings eignen und durchaus eine Alternative zu einem persönlichen Treffen sein können. Zu den bekanntesten Tools in diesem Bereich zählen Skyp, Hangouts, WhatsApp, Facetime und Gotomeeting.

Für Deine Arbeit im Homeoffice kann auch ein VPN-Client ein äußerst wichtiges Tool sein, denn dieser ermöglicht Dir unter anderem den Zugriff auf das Firmen-Intranet. Ein Virtuelles Privates Netzwerk ist immer dann sinnvoll, wenn es um sensible Daten geht. Hier ist die IT-Abteilung des Arbeitgebers der passende Ansprechpartner.

Cloud-Speicherdienste werden in der modernen Arbeitswelt und besonders im Homeoffice immer wichtiger. Mit diesen Speicherdiensten wird es euch als Team möglich gemeinsam, an Dokumenten zu arbeiten. Zu den bekanntesten und häufig genutzten Diensten in diesem Bereich zählen in jedem Fall Google Drive und Dropbox.

Projektmanagement-Tools sind ebenfalls wichtig für eine reibungslose Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus. Plattformen wie Trello, Asana und Microsoft To Do bieten die Möglichkeit gemeinsam Projekte zu planen, Aufgaben zu delegieren und den Projektfortschritt im Blick zu behalten.

4. Familie und Homeoffice

Die Gefahr im Homeoffice ist natürlich die scheinbar stetige Verfügbarkeit für Kinder, Familie, Mitbewohner und Freunde. Entsprechend wichtig ist es, klare Regeln festzulegen. Wenn Du im Homeoffice flexible Arbeitszeiten hast, lässt sich natürlich Familie und Homeoffice besser kombinieren, wie wenn Du zu festen Zeiten 100 Prozent auf die Arbeit konzentriert sein musst. Doch auch wenn Dein Arbeitgeber Dir flexible Arbeitszeiten ermöglicht, kann es schwer sein alles unter einen Hut zu bringen und sich ungestörte Arbeitszeiten zu sichern.

Grundsätzlich kann es sinnvoll sein gemeinsam mit der Familie den Tag zu planen und klar zu kommunizieren, welche Zeiten gemeinsam verbracht werden können und zu welchen Zeiten Du nicht gestört werden darfst.

Mit kleineren Kindern im Homeoffice, die vielleicht krank sind oder für die keine Betreuung zur Verfügung steht, musst Du besonders starke Nerven haben. Es kann, sinnvoll sein wenn Du Arbeit und Betreuung parallel laufen lassen musst Deinem Kind einen eigenen kleinen Arbeitsplatz neben Dir einzurichten, wo es basteln, puzzeln, malen oder lesen kann.

Natürlich ist es optimal, wenn während Deiner Arbeitszeit sich eine andere Bezugsperson um die Kinder kümmern kann. Ist dies nicht der Fall, dann solltest Du weder mit den Kindern noch mit Dir selbst zu streng sein. In solchen Ausnahmesituationen ist es durchaus eine Alternative, dem Kind einen altersgerechten Film zu erlauben oder älteren Kindern auch die Erlaubnis für ein Videospiel zu erteilen. Wichtig ist letztlich, dass Ausnahmesituationen vorüber gehen und so lässt sich auch der eine oder andere Tag überbrücken.